Huishoudelijk reglement

Leden die zich wensen aan te sluiten bij de VZW Kitcarvrienden dienen zich akkoord te verklaren met de voorwaarden in dit reglement bepaald. 

Statuten

Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de VZW. De statutaire bepalingen hebben steeds voorrang op bepalingen opgenomen in het huishoudelijk reglement mochten er tegenstrijdigheden zijn. De statuten van de VZW kunnen geraadpleegd worden op de zetel van de VZW, alsook de rechtbank van Dendermonde waaronder de VZW ressorteert eveneens zijn zij te raadplegen op de website van de overheid

Soorten leden

De VZW kent twee categorieën van leden : effectieve en toegetreden leden. Het belangrijkste onderscheid tussen een effectief en toegetreden lid is dat de effectieve leden kunnen deelnemen aan de Algemene Vergadering en peterschapsbevoegdheid en toegetreden leden hiervan uitgesloten zijn. Uit de effectieve leden wordt de vertegenwoordiging naar derden toe verkozen zijnde de Raad van Bestuur. De lijst van de effectieve leden is beschikbaar op de zetel van de VZW alsook een afschrift ervan bij de Rechtbank te Dendermonde. Voor activiteiten is er uiteraard geen onderscheid tussen de leden.

Peterschap

Ledenwerving gebeurt volgens het principe van peter- en meterschap: De kandidaat-leden richten hun kandidaatstelling tot 2 effectieve leden naar keuze. De 2 effectieve leden beslissen over de aanvaarding van de kandidaat tot lid. De kandidaat effectieve leden richten hun kandidaatstelling tot 2 effectieve leden en 1 bestuurslid. De Raad van Bestuur beslist over de aanvaarding van de kandidaat tot effectief lid. Er is geen beroep mogelijk tegen beslissingen van de effectieve leden of Raad van Bestuur in het kader van weigering van leden.

Bijdrage

Na goedkeuring en betaling van het lidgeld van het door de Raad van Bestuur vastgestelde lidmaatschap kan het lid genieten van de voordelen van de VZW. De ledenbijdrage wordt jaarlijks bepaald door de Raad van Bestuur. Betaling geschiedt jaarlijks, bij voorkeur door overschrijving op de bankrekening van de VZW Kitcarvrienden. Wie zijn bijdrage niet betaalt binnen de door de Raad van Bestuur bepaalde termijn wordt beschouwd uittredend uit de club te zijn en kan derhalve niet langer deelnemen aan de activiteiten of genieten van de voordelen van de club.

Plaatsen activiteiten

Leden die een activiteit wensen te doen die uiteraard verband houdt met de doelstelling van de VZW kunnen deze melden aan de webmaster welke deze na goedkeuring door de Raad van Bestuur op de website zal plaatsen waarop leden zich kunnen inschrijven. Gelieve voorafgaandelijk dit goed te documenteren en ook budgettair de bijdrage voor de activiteit op te geven.

Deelname activiteiten

Leden kunnen zich inschrijven op activiteiten via de website. Indien het aantal deelnemers beperkt is geldt het principe wie eerst inschrijft en indien van toepassing de bijdrage voor de activiteit tijdig betaald heeft krijgt voorkeur. Bij betwisting is de Raad van Bestuur bevoegd hieromtrent uitspraak te doen. Indien men niet komt opdagen kan men de betaalde som niet terugvragen aan de VZW. Tevens kan men in geval van niet deelname ook niet zelf overdragen aan derden. Dit kan wel gemeld worden aan de Raad van Bestuur welke dan bepaalt conform de hiervoor omschreven rangvolgorde wie er in aanmerking komt om deel te nemen. In dit geval moet het vervangende lid betalen aan de VZW kitcarvrienden en zal de VZW dan overgaan tot terugbetaling van de deelnemingskosten eventueel verminderd met gemaakte kosten.

Annulatie activiteiten

Indien een activiteit niet doorgaat bvb. door weersomstandigheden, beperkt aantal inschrijvingen zal het inschrijvingsgeld teruggestort worden naar de deelnemende leden na aftrek van eventuele gemaakte kosten. De leden kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding voor het annuleren van de activiteit.

Voertuig

Voor activiteiten met gebruik van een voertuig, in casu een kitcar - tenzij men deze nog aan het bouwen is of de goedkeuringsprocedure nog aan de gang is, dan kan men met een ander voertuig deelnemen - dient dit voertuig volledig wettelijk in orde te zijn : de hierna opgesomde lijst is enkel een indicatie en is niet beperkt tot het opgesomde:

  • Wettelijke uitrusting (verkeersdriehoek, veiligheidsjasjes, medische kit, ...)
  • Geldig verzekeringsattest (groene kaart)
  • Inschrijvingsbewijs
  • Wettelijk keuringsbewijs
  • ...

De VZW Kitcarvrienden of organisator van de activiteiten kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet wettelijk in orde zijn van het voertuig. Dit is de expliciete verantwoordelijkheid van de eigenaar en/of bestuurder om dit te controleren. Bij een ongeval dient men steeds zijn eigen (auto)verzekering aan te spreken. De VZW Kitcarvrienden heeft geen aparte polis voor het eigen risico van het voertuig of inzittenden, bagage, ... afgesloten. Indien men deze risico's wil dekken dient men dit te dekken via eigen verzekeringen.

Bestuurder

Voor activiteiten met gebruik van een voertuig dient de bestuurder van het voertuig niet onder invloed te zijn van alcohol of andere verdovende middelen. De VZW Kitcarvrienden of organisator van de activiteiten kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het gebruik van verdovende middelen door haar leden. Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de chauffeur. Voor activiteiten in het buitenland wijzen we er tevens op dat de grenzen van het toegelaten aandeel promille alcohol dikwijls afwijkt van de Belgische bepalingen. Tijdens de activiteiten staat de funfactor voorop, d.w.z. dat de deelnemers de veiligheid ten allen tijde dienen te respecteren. Dit houdt in dat roekeloos rijden of rijden onder verdovende middelen, ook al heeft men maar een vermoeden, de organisator of aanwezig lid van de Raad van Bestuur eenzijdig kan bepalen dat een lid niet verder kan deelnemen als chauffeur aan een bepaalde activiteit. Beroep hiertegen is niet mogelijk, ook terugbetaling van de betaalde som kan niet gevraagd worden van de VZW.

Gedragscode activiteiten

De VZW Kitcarvrienden heeft zich tot doel gesteld om "the way of life with kitcars" te promoten en vindt een vriendschappelijke sfeer dan ook heel belangrijk. In geval van ongeoorloofd gedrag : bvb. agressiviteit, grove taal, ... tijdens activiteiten tussen leden en/of derden is de organisator of aanwezig lid van de Raad van Bestuur bevoegd om een lid uit te sluiten van verdere deelname aan de activiteit. Dit kan verder tot sancties leiden zoals bepaald in de statuten. Deze zelfde procedure kan gebruikt worden indien leden de VZW Kitcarvrienden of hun leden schade wensen toe te brengen.